Generales

¿Qué es Ticketopolis?

Ticketopolis es el servicio, plataforma, software o sistema en línea que te ayuda a organizar eventos de manera más fácil, rápida y eficiente. Sus ventajas principales radican en el manejo de una comisión fija por boleto (no en porcentaje), en que los organizadores del evento reciben directamente los ingresos por sus ventas (nosotros no tocamos su dinero), y en ofrecer las herramientas necesarias para todas las etapas de la organización de eventos. El sistema lo puedes acceder desde cualquier computadora, laptop, tableta o celular usando cualquier navegador reciente conectado a internet. El servicio lo obtienes a través del esquema de "Software as a Service", en donde la finalidad es que recibas un servicio que solucione tus necesidades, y no el software como tal. Consulta la comisión por la venta de boletos, e inicia desde hoy a organizar tu evento.

¿Puedo descargar Ticketopolis?

No, Ticketopolis es un servicio que funciona en la nube, completamente administrado, es decir, no necesitas descargar el código fuente o software, ni instalarlo para utilizarlo. Tampoco tienes que preocuparte por mantener el aspecto técnico, nosotros nos encargamos del mantenimiento de los servidores y de las actualizaciones de software, por lo que cada vez que ingreses a Ticketopolis podrás disfrutar de la versión más reciente.

La información de tu cuenta la puedes descargar en el momento en que tú quieras, a través de los reportes.

Precios

¿Manejan reembolso?

No, sin embargo, las comisiones de boletos prepagadas, tienen una vigencia de 2 años a partir de la fecha de tu última compra, para que las utilices cuando las necesites.

¿Cómo se considera el cobro de las comisiones?

El pago de comisión por los boletos a la venta debe realizarse por adelantado. El boleto se descuenta de las entradas disponibles para uso (recursos prepagados) al momento en que se realiza una reservación. Si la reservación es cancelada por falta de pago, la entrada volverá a estar disponible.

¿Por qué el pago de comisión es por adelantado?

No recibimos el dinero de la venta de boletos de tus eventos, por lo que no podemos descontar una comisión al momento de trasladar el pago al organizador (a diferencia de nuestros competidores).

¿Qué pasa si prepagué boletos de más, y en el evento ya no los ocupé?

Los boletos que hayas prepagado y no hayas utilizado los puedes seguir utilizando para eventos en el futuro, siempre y cuando lo hagas dentro de dos años a partir de la fecha de compra. La fecha de vencimiento se renueva con cada recarga que realices. Es decir, si tienes boletos sin utilizar y están próximos a vencerse puedes comprar un paquete de nuevos boletos para que todos queden con vigencia de dos años a partir de la última compra.

¿Ofrecen cuentas de correo?

No ofrecemos cuentas de correo. El envío de mensajes masivos se realiza a través de cuentas de correo de Ticketopolis, las cuales son para este uso exclusivamente. Si deseas manejar cuentas de correo como complemento para tu página de internet, puedes utilizar cualquier el proveedor externo que tú prefieras.

¿Qué le pasa a la información del evento cuando se termina?

Toda la información se queda guardada dentro del evento. Tú puedes consultarla o exportarla en cualquier momento. Lo ideal es que recabes la información que te pueda servir para eficientizar tu operación y dejarla preparada para crear nuevos eventos a través de nuestro asistente usando eventos anteriores como plantilla.

¿Qué le pasa a la información si la cuenta se deja de utilizar?

Nosotros almacenamos el contenido íntegro de tu cuenta durante 2 años a partir de la última vez que hayas ingresado. De esta forma si decides regresar, la cuenta estará como el último día en el que trabajaste en ella. Después de ese plazo, no podemos asegurarte que el contenido lo podamos recuperar.

Si tú solicitas explícitamente que se elimine toda la información, en ningún momento podremos recuperarla.

¿Puedo utilizar Ticketopolis si mi evento es gratuito?

Claro que sí. El uso de un sistema profesional como Ticketopolis seguramente te generará mejores resultados. En este caso no se realiza ningún pago de comisión por ofrecer los primeros 200 boletos gratuitos.

¿Puedo utilizar Ticketopolis si no necesito vender entradas?

Claro que sí. Muchos coordinadores de eventos lo utilizan únicamente para llevar control de todos sus eventos, ya que no requieren vender o asignar entradas. No se requiere realizar ningún pago por el servicio, y en este caso, tampoco se pagarán comisiones por la venta de boletos.

Eventos

¿Qué tipo de eventos se pueden manejar con Ticketopolis?

Prácticamente se puede manejar cualquier tipo de evento. La lista de los eventos más comunes la puede encontrar en esta página. Al dar de alta tu evento selecciona la categoría que más se parezca al evento que quieres organizar, y termina de configurarlo de manera manual a tu gusto.

¿Cómo puedo saber si la configuración de mi evento se puede manejar en Ticketopolis?

Te invitamos a que generes una cuenta de prueba, selecciones el tipo de evento más cercano al que quieres organizar y termines de configurarlo de manera manual a tu gusto. Estamos a tus órdenes si te interesa escuchar nuestras recomendaciones al configurarlo, o si tienes alguna duda en el proceso.

¿Puedo cambiar la configuración del evento si ya tengo boletos vendidos?

Sí es posible modificar la configuración del evento. Sólo debes recordar que las entradas que se hayan vendido o generado previas a la modificación aparecerán con la información original según haya sido la configuración.

¿Hasta cuántos eventos puedo administrar simultáneamente?

Puedes administrar todos los eventos que quieras. Técnicamente no hay ningún límite.

Planeación

¿A qué se refieren con red social privada?

Es la forma más sencilla de explicar las herramientas de colaboración y comunicación que están incluidas en el sistema. Es muy similar a la forma de usar las redes sociales, sin embargo en nuestro caso el enfoque es de negocios, y puedes estar seguro de que toda tu información es privada y sólo la campartes con tu equipo de trabajo.

¿Puedo utilizar el historial de mis cosas por hacer para un nuevo evento?

Sí, puedes ir recabando las actividades recurrentes en la organización de tus eventos. De esta forma aseguras que se considere la actividad para nuevos eventos y eficientizas la organización de los mismos.

Página web

¿Qué es una página web Ticketopolis?

Es una página de internet dentro del dominio de ticketopolis.com, la cual te ayuda complementar tu estrategia de comunicación, ayudándote a alcanzar más prospectos, informar sobre tu evento, despejar dudas, y poner una taquilla para la venta de entradas o registro de participantes. Entre las ventajas que podemos destacar se encuentran la facilidad para crearla, ajustar su diseño, capturar información y subir archivos. También puedes estar tranquilo, ya que nosotros nos encargamos de toda la parte técnica referente a la administración del servidor, seguridad y actualizaciones necesarias. Al utilizar tecnología de la nube te podemos asegurar la mayor velocidad y disponibilidad posible.

¿Qué es la URL personalizada?

Es una ruta personalizada que abrevia o representa el nombre de tu evento dentro del dominio de Ticketopolis, al accederla muestra el contenido de tu página web y la taquilla de registro. Tiene el siguiente formato: "www.ticketopolis.com/tuevento". Para eventos recurrentes te recomendamos utilizar un URL personalizado con el nombre de tu evento sin incluir el número de la edición, o bien, un nombre que pueda repetirse en el futuro al hablar del mismo evento. La idea es aprovechar el posicionamiento del URL para tus eventos futuros, de esta forma los participantes recordarán más fácil la dirección sin crear confusión cambiando con un URL diferente.

¿Qué tipo de archivos puedo subir a la página web Ticketopolis?

Se pueden insertar imágenes dentro del contenido, en formatos JPG, GIF y PNG.

¿Puedo subir videos, archivos ejecutables o comprimidos a la página web Ticketopolis?

Por el momento no se pueden subir videos, sin embargo puedes indicar ligas a videos de YouTube, para que éstos sean mostrados directamente en la página web. Por cuestiones de seguridad no se pueden subir archivos ejecutables o comprimidos.

¿Cada cuándo puedo actualizar el contenido de la página web Ticketopolis?

En cualquier momento, cuantas veces lo necesites. Puedes modificar el contenido de texto, imágenes, o cualquier otro elemento de diseño de la página. Considera que los cambios pueden tardarse hasta 15 minutos en actualizarse, debido a que debe replicarse la información en múltiples servidores ubicados en diferentes partes del mundo.

¿Requiero de algún software en especial para editar la página web Ticketopolis?

No requieres de ningún software en especial. Todas las herramientas básicas necesarias están incluidas dentro del sistema. Si tú quisieras aplicar más detalles a tu página a través de un diseño avanzado utilizando imágenes, probablemente el uso de un software para diseño te ayude a obtener mejores resultados.

¿Necesito contratar un hospedaje web externo?

No, en todos nuestros servicios está incluida la administración en la nube, asegurando la mejor disponibilidad y rapidez en tu página web, sistema administrativo y taquilla.

¿Puedo utilizar un dominio propio en la página web Ticketopolis?

Por el momento no se pueden agregar dominios externos que apunten a la dirección URL personalizada de Ticketopolis. De hecho recomendamos la publicación del URL completo en tu comunicación con la finalidad de generar mayor confianza, tranquilidad y transparencia para el prospecto.

También es posible insertar la taquilla dentro de una página web externa. Para hacerlo sólo copias unas líneas de código HTML que nosotros te proporcionamos.

¿Puedo editar el HTML o el CSS de la página web Ticketopolis?

El editor de contenido está preparado para otorgar un estilo consistente a través de toda la página, evitando de esta forma la necesidad de editar el HTML o el CSS, asegurando así que el diseño sea armonioso en cualquier dispositivo en donde sea visualizado.

¿Se pueden llevar las estadísticas de visitas a la página web Ticketopolis a través de google analytics o del píxel de facebook?

Sí, genera una cuenta de Google Analytics indicando el URL de tu evento. Una vez generado el código de rastreo, ingrésalo en la configuración de página web de Ticketopolis. Con el píxel de facebook se sigue el mismo proceso. Una vez creado tu píxel, escribes su ID en la configuración de la página web en Ticketopolis.

Campañas de email

¿Hay algún límite de correos que se pueden enviar por campaña?

No hay ningún límite, sin embargo el sistema calcula en función a tu audiencia, tipo de campaña y frecuencia si es recomendable esperar más tiempo entre cada campaña, de esta forma evitar saturar a sus asistentes.

¿Puedo importar las direcciones de correo electrónico de mis contactos?

Por seguridad y privacidad de datos personales, no se permite importar direcciones de correo electrónico. Sólo se pueden enviar campañas de correo a asistentes de eventos anteriores o actuales, que han aceptado nuestros términos y condiciones, así como nuestro aviso de privacidad.

¿Cómo puedo evitar que mis correos lleguen como SPAM?

Ticketopolis está preparado para identificar antes de que envíes un correo características que puedan clasificarlo como spam; y te mostrará las recomendaciones con los cambios a realizar para evitar ser bloqueado.

Registro / Venta de boletos

¿Hasta cuántos tipos de boletos puedo registrar?

No hay un límite, puedes registrar todos los que necesites.

¿Qué puedo personalizar por cada tipo de boleto?

Se puede especificar el nombre o título que desees, su precio, una descripción, las actividades que están incluidas, si incluye la entrada al evento, qué datos se desean preguntar al asistente, la cantidad disponible de boletos, rango de fechas en que estará disponible ese boleto, y si estará visible a los participantes (de caso contrario, lo podrán ver sólo los organizadores o quienes cuenten con un código de promoción para verlo).

¿Puedo vender actividades o artículos adicionales al boleto?

Sí, el sistema permite configurar boletos que no incluyan entrada el evento, para la venta de artículos promocionales, actividades extras, etc. Este tipo de boletos adicionales se encuentran disponible sólo para quienes adquieran una entrada al evento.

¿Se pueden comprar varios boletos en una misma orden de compra?

Depende de cómo se haya configurado el evento. Si se especificó que es con registro y por lo tanto deben solicitarse los datos de los asistentes, se puede vender sólo un boleto de entrada por compra. En caso contrario, se pueden comprar varios en una misma orden y sólo se solicitan los datos del comprador.

¿Cómo puedo dar seguimiento a órdenes de compra abiertas?

Existe una sección en el sistema llamada "Mensajes directos" en la cual puedes enviar mensajes a cualquier comprador para aclarar cualquier duda, ya sea de los mismos asistentes o de los organizadores.

¿Con quién puedo dirigirme si hay un problema con un pago recibido a través de una procesadora de pagos?

En este caso deberás contactar directamente a la procesadora de pagos con la que se originó el problema.

¿Se puede restringir el cupo?

Sí, tanto el evento, como los tipos de boletos y las actividades/artículos tienen la posibilidad de configurarles la cantidad disponible, de manera que no se puedan vender de más.

¿Qué sucede si no le llegan los correos al participante?

El sistema detecta si los correos que se envían no se están recibiendo. Si ese es el caso, dentro del mismo sistema, tus participantes podrán cambiar su cuenta de correo, por si hubo algún error al escribirla. Además, tú como organizador, tendrás retroalimentación del estatus de envío de las campañas de comunicación, por lo que sabrás si alguien tuvo problema para recibir el correo (ya sea por correos que no existen, rebotados o con quejas).

¿Se puede usar el mismo código de descuento en varios registros?

Depende de cómo se haya configurado. Existen códigos únicos en donde todos los participantes utilizarán el mismo (ideal para promociones en medios de comunicación masiva y redes sociales); y existen códigos personalizados que sólo pueden ser utilizados una vez (ideales para promociones enviadas por correo electrónico).

¿A qué se refieren con automatizar el proceso de seguimiento?

A que el sistema se encargará de enviar automáticamente recordatorios de pagos, avisos de autorización de las reservaciones, etc. De manera que tú te liberas de toda esa carga administrativa.

¿Cómo sabe el participante que su proceso de inscripción se realizó correctamente?

Recibirá por correo electrónico la confirmación. Recibirá un correo con los datos de su reservación; y recibirá otro en cuanto quede autorizado su pago, incluyendo como archivo adjunto su boleto de entrada al evento.

Cobro de entradas

¿Qué formas de pago se pueden manejar en Ticketopolis?

Se pueden utilizar pagos a través de procesadoras de pago externas, depósitos o transferencias bancarias, y pagos en efectivo.

¿Ticketopolis guarda la información bancaria de las tarjetas de crédito que se usan para hacer pagos?

No, Ticketopolis no procesa ni guarda la información de las tarjetas de crédito al realizarse los pagos. Para ello nos apoyamos de procesadoras de pago internacionales que cumplen con los más estrictos estándares de seguridad.

¿Cuál es el costo mínimo en el que puedo vender los boletos?

No tenemos ninguna restricción con respecto al costo mínimo. Considera que la comisión que nosotros cobramos es la misma independientemente del precio del boleto. Si el boleto es gratuito, no pagas comisión a Ticketopolis por los primeros 200 boletos gratuitos. En caso de utilizar una procesadora de tarjetas de crédito, revisa las tarifas ya que puedes obtener descuentos al manejar boletos de bajo costo.

¿Puedo ofrecer boletos sin costo para los participantes o con una aportación voluntaria?

Sí, Ticketopolis está preparado para ofrecer boletos sin costo o en los que el participante indique el monto de una aportación voluntaria o donativo. Considera que la comisión que nosotros cobramos es la misma independientemente del monto del donativo que recibas por el boleto. Si el boleto es gratuito, no pagas comisión a Ticketopolis por los primeros 200 boletos gratuitos. En caso de utilizar una procesadora de tarjetas de crédito, revisa las tarifas ya que puedes obtener descuentos al manejar boletos de bajo costo.

¿Puedo recibir los pagos en mi moneda local?

Sí, cada país puede recibir su propia moneda local. Hay algunos países en donde se puede elegir cuál moneda utilizar, lo cual definirá las procesadoras de pago que puedes utilizar.

Administración del evento

¿Se puede usar Ticketopolis para que nosotros mismos registremos a los participantes?

Sí, además de la taquilla en la página de internet en donde cualquier participante se puede registrar, Ticketopolis te ofrece la herramienta para que tú registres participantes. Ya sea presencialmente en un módulo (previo al evento o durante el evento), o bien por vía telefónica. Es de mayor utilidad al recibir pagos en efectivo o cuando el mercado al que va dirigido el evento prefiere un contacto personal al registrarse.

¿Puedo cobrar una tarifa más alta al ofrecer el servicio de registro vía telefónica?

Sí, puedes dar de alta boletos con una tarifa más elevada que no aparezcan en la taquilla pública y que sólo pueden ser seleccionados por los administradores.

¿Puedo encargarme de terminar el registro de un participante, editar sus datos, o registrar su pago?

Sí, tú podrás registrarles pagos a tus asistentes, y editar sus datos una vez que estén autorizados.

¿Hay alguna forma de imprimir diplomas, credenciales, gafetes o etiquetas con los datos de los participantes?

Sí, en el sistema aparecen documentos con los que podrás imprimir fácilmente la papelería del evento.

¿Es requerido el uso de un lector de códigos de barras?

No, sin embargo mientras más grande sea el número de participantes que asistan al evento será más recomendable su uso ya que permiten un fácil y rápido ingreso de los datos al sistema.

¿Qué tipo de reportes genera el sistema?

En el sistema hay reportes de:

  • Boletos de entrada por estatus
  • Boletos de entrada por fecha
  • Ingresos acumulados
  • Reservación de boletos por tipo
  • Reservación de actividades
  • Check-ins en actividades
  • Check-ins en actividades personalizadas
  • Formas de pago usadas
  • Mensajes directos
  • Actividad en el sistema

Mensajes directos

¿Cuáles son los casos más comunes a los que se les puede dar seguimiento?

  • Atención de solicitud de informes del evento ya sea a través de la página, telefónica o presencialmente.
  • Seguimiento a problemas de pago.
  • Seguimiento a dudas.
¿Qué ventajas me ofrece llevar una bitácora de comunicación con mis asistentes?

La ventaja principal es que cualquier comunicación con tus asistentes queda registrada en el sistema para que cualquier persona pueda darle seguimiento o esté enterado de acciones a realizar o el compromiso de acuerdos.

¿Cómo puedo automatizar el proceso de ventas o seguimiento de soporte técnico?

El sistema se encargará de automáticamente enviar recordatorios de pagos, avisos de autorización de las reservaciones, etc., de manera que tú te liberas de toda esa carga administrativa.

Tecnología

¿Qué ventaja ofrece estar hospedados en la nube?

Se asegura que el servicio tenga la mayor disponibilidad y velocidad, sin importar cuántos visitantes tenga tu sitio o cuántos usuarios accedan al sistema. En pocas palabras, maximiza la estabilidad del sitio.

¿Cada cuándo actualizan Ticketopolis?

Ticketopolis es un sistema que está en evolución constante, se le hacen adecuaciones y mejoras todos los días. Gracias a la tecnología de la nube podemos realizar actualizaciones sin que perturben el uso cotidiano del sistema. En casos extraordinarios o de emergencia podremos detener el servicio por algunos minutos, sin embargo trataremos de no afectar el funcionamiento y de avisar con tiempo cuando no sea posible.

Requerimientos

¿Puedo utilizar Ticketopolis si no tengo internet?

No, para utilizar Ticketopolis deberás tener una conexión de internet activa y sin problemas.

¿Qué tipo de dispositivos recomiendan para su uso?

Gracias el tipo de tecnología de programación en el que está hecho prácticamente se puede utilizar en cualquier dispositivo que tenga un navegador reciente conectado a internet. Recomendamos el uso de navegadores que tengan habilitada la función de actualizaciones automáticas.

¿Existe alguna aplicación para iOS o Android?

Por el momento no contamos con ninguna aplicación nativa para iOS o Android, sin embargo nuestro sistema se puede acceder en su totalidad a través de los navegadores recientes conectados a internet de estas plataformas.

¿Es necesario actualizar frecuentemente el software?

No, el software de Ticketopolis nosotros nos encargamos de actualizarlo haciendo este proceso transparente para los usuarios. Lo que sí recomendamos es utilizar la versión más reciente del navegador de su preferencia, así como aplicar las actualizaciones de seguridad del sistema operativo que utilices.

¿En qué navegadores funciona?

Ticketopolis funciona en todos los navegadores recientes principales; incluyendo Chrome, Firefox, Internet Explorer y Safari.

 
 
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